Peki, bir çalışan fayda planı denetimi aslında nedir? Hangi alanları kapsar? İlk etapta neden gereklidir?
Çalışan fayda planı denetiminin bu yönlerine aşina olmak, süreci kuruluşunuz için başarılı hale getirmeye yardımcı olabilir. Burada, çalışan fayda planı denetiminin neleri içerdiğini ve şirketinizin eksiksiz ve doğru bir Form 5500 dosyalama sorumluluğunu yerine getirmede ve böylece şirketiniz için olası maliyetli cezalardan kaçınmada neden önemli bir adım olduğunu özetledik.
Çalışan Fayda Planı Denetimi Nedir?
Çalışan yan hakları planı denetimi, güvenilirliği tespit etmek ve planınızın yürürlükteki yasa ve yönetmeliklere uygun olduğuna dair güvence sunmak için tasarlanmıştır.
Bir çalışan fayda planı denetimi, DOL'a, plan yönetimine ve plan katılımcılarına üçüncü bir tarafça sağlanan mali tabloların incelenmesini içerir. Denetimin sonucu, planınızın vadesi geldiğinde ilgili katılımcılara faydalar ödemek için yeterli fona sahip olacağı konusunda güvenilirlik sağlayacaktır.
Bir çalışan fayda planı denetimi karmaşık bir girişim olabilir. Planın finansal raporlaması ve denetim ortamı, her ikisi de benzersiz faktörler sağlar ve bu süreci standart bir denetimden çok daha karmaşık hale getirebilir.
Bu benzersiz faktörler şunları içerebilir:
- İç Gelir Servisi (IRS) ve Çalışma Bakanlığı (DOL) Yönetmelikleri
- Federal ve eyalet yasaları
- Özel raporlama ve denetim gereksinimleri
- Plan operasyonlarının niteliği
Bir Şirketin Çalışan Fayda Planı Denetiminden Kim Sorumludur?
Genel olarak, çalışan fayda planı sponsorunun insan kaynakları ve mali muhasebe departmanları, bir aktuer, üçüncü taraf bir yönetici, 1974 Çalışan Emeklilik Güvenliği Yasası (ERISA) hukuk müşaviri, yatırım mütevellileri ve yöneticileri ve ayrıca bir bağımsız denetçi, uygun olduğu takdirde denetim sürecinde önemli bir rol oynayabilir.
Planınız belirli kriterleri karşılıyorsa, planınızın ilgili mevzuata uygun olduğundan emin olmak için çalışan yan hakları planınızın mali tablolarını denetlemek üzere bağımsız sertifikalı bir muhasebeci (CPA) tutmak standart bir uygulamadır.
Çalışan Fayda Planı Denetimi Hangi Alanları Kapsar?
Amerikan Sertifikalı Mali Müşavirler Enstitüsü (AICPA), tüm çalışan fayda planı denetimlerinin genellikle aşağıdaki alanları kapsaması gerektiğini belirtmektedir:
- Fayda ödemeleri
- İşveren ve çalışan katkıları
- EBP'nin yatırımları ve yatırım gelirleri (tam kapsamlı denetimde)
- İdari giderler
- Katılımcıların verileri
- Katılımcılara krediler
- Katılımcıların tahsisi, varsa
- Plan yükümlülükleri ve sorumlulukları
Çalışan Fayda Planı Denetimi Sırasında Neler Olur?
Görevlendirdiğiniz denetim firması, finansal tabloların hileli raporlama veya kasıtsız hatalardan kaynaklanabilecek herhangi bir önemli yanlış beyan içerip içermediğini inceler. Denetimden elde edilen bulgular, denetçinin çalışan fayda planına ilişkin finansal tablolar hakkında raporlamasının temelini oluşturur.
Bu amaçlara ek olarak DOL, denetçinin Form 5500'ün bir parçası olarak sunulan bilgilerin doğruluğu ve önemli ölçüde adil olup olmadığı konusunda kendi yargısını sunmasını beklemektedir.
Bu süreç ayrıca çalışan fayda planının operasyonlarını iyileştirmek için ele alınabilecek zayıflık veya operasyonel hataların vurgulanmasını da içerir. Son olarak, bir çalışan fayda planı denetimi, planın sponsorunun Form 5500'ü dosyalama yasal gerekliliğini yerine getirmesine yardımcı olur.
Çalışan Fayda Planı Denetimi Neden Gereklidir?
Finansal raporlama sürecinin parçası olan çok sayıda paydaş olması nedeniyle bir planın doğruluğunu ve uygulanabilirliğini değerlendirmek için bir çalışan fayda planı denetimi gereklidir.
ERISA'nın temel amacı, çalışan fayda planındaki katılımcıları ve faydalarını korumaktır. ERISA, çalışan fayda planlarının, yöneticiler tarafından plan varlıklarının kötüye kullanılmasını önleyen yönergelere uymasını sağlar.
Özellikle, bir çalışan fayda planı denetimi, tüm sponsorların DOL'a sunulan zorunlu yıllık bir rapor olan Form 5500'ü dosyalama sürecinin bir parçasıdır . Bu form yatırımları, operasyonları ve 401(k) mali koşullarını değerlendirir ve IRS ve DOL'a çalışan fayda planının uyumluluğu ve operasyonları ile ilgili önemli bilgiler sağlar.
Form 5500, planların ilgili standartlara ve uygulamalara göre yönetilmesini ve işletilmesini sağlamak için tasarlanmış ERISA'nın genel raporlama ve açıklama çerçevesinin bir parçasıdır. Bu sistemin temel amacı, katılımcılara, yararlanıcılara ve düzenleyicilere yararlanıcıların ve katılımcıların haklarını korumak için önemli bilgiler sağlamaktır.
Bu süreçteki her adımı dikkatle takip etmek önemlidir. Form 5500 dosyalaması reddedilirse, dosyalama düzeltilene kadar para cezası uygulanabilir .
Kimlerin Denetleme Yapması Zorunludur?
Genellikle, hesap bakiyesi olan en az 100 katılımcısı olan çalışan yan hakları planlarının, planın mali tablolarının bağımsız denetimine tabi olması gerekir.
Çalışan Fayda Planı Denetiminin Faydaları Nelerdir?
Çalışan fayda planı denetimi, ödeme süresi boyunca katılımcılara sağlık, emeklilik ve diğer ilişkili faydaları sağlamak amacıyla planın mali bütünlüğünü korumayı amaçlamaktadır.
Çalışan fayda planı denetimi, finansal raporlamada yer alan iç kontrollerin güçlü yönlerini belirleyerek planın operasyonlarını daha verimli hale getirme ve düzene sokma konusunda şirkete faydalar da sağlayabilir.
Şirketler ayrıca zayıflık alanlarını veya operasyonel hataları belirleme ve Form 5500'ün yasal gerekliliklerini yerine getirme konusunda yardım alma avantajına da sahiptir.
Çalışan Fayda Planı Denetim Ortağınızı Bulun
Çalışan yan hakları planınız aynı firma tarafından 10 yıldan uzun süredir denetleniyorsa veya planınız ilk denetim eşiğini yeni aşmışsa, Warren Averett size yardımcı olmak için burada.
Çalışan fayda planlarınızı en üst düzeyde güvenilirlik ve güvenle yönetin. Çalışan fayda planı denetimleri hakkında daha fazla bilgi için bugün bizimle iletişime geçin .
